En los anteriores artículos nos centramos en la nomenclatura y taxonomía del inventario y formas de detección de duplicados y algunos de los estandares de la industria para nombrar correctamente un SKU. En este artículo hablaremos del impacto que tiene un inventario en las finanzas de una empresa. KPMG habla por ejemplo, de como el Costo de Servir es una de las tendencias que marcaron el 2025 en las cadenas de suministro y el inventario juega una parte en este costo de servir. Cuando se habla del costo de oportunidad del inventario, usualmente se hace referencia al costo financiero que representa para la empresa. Sin embargo, el inventario tiene otras aristas que también pueden representar una carga financiera. Por tanto, el costo va mucho más allá del simple precio de compra de los productos.
Los diferentes costos que esconde un inventario
Costo de Capital: Es el costo de oportunidad del dinero invertido en el inventario. Ese capital no puede utilizarse para otras inversiones o necesidades operativas. Puede reflejar el interés pagado por financiar el inventario o el retorno que se deja de ganar al no invertir ese dinero en otra parte del negocio. De acuerdo con lo anterior, una forma de calcularlo puede ser el WACC (del inglés Weighted Average Cost of Capital o Costo Promedio Ponderado de Capital), que es la tasa mínima de retorno que una empresa debe generar para cubrir el costo de financiarse con deuda y capital propio. Esto es si se quiere asociar con el costo de financiación. Otra forma de verlo es utilizando el mismo margen bruto de la empresa, pues en un escenario ideal este capital de trabajo se podría destinar a incrementar el throughput.
Costos de la propiedad: Incluye el alquiler o la hipoteca básica o el valor de las instalaciones, que aunque siendo propio es un costo de oportunidad. En este rubro se incluyen además mantenimiento y reparaciones, así como también sistemas de seguridad e impuestos sobre la propiedad. A veces se pasa por alto, pero Signeo AI ha tenido experiencias en las cuales un inventario fuera de control, implicaba alquilar nuevas bodegas cada cierto tiempo.
Costos de Seguro: Permiten proteger el inventario contra eventos imprevistos como robos, daños o desastres naturales. Las primas de seguro están directamente relacionadas con el valor del inventario y el riesgo percibido. Aplicar medidas robustas de seguridad, mantener registros precisos del inventario y negociar términos favorables de seguro puede ayudar a controlar estos costos.
Costos Laborales: El personal involucrado en la recepción, almacenamiento, picking, empaque y envío del inventario representa un costo laboral sustancial. Optimizar procesos, automatizar tareas cuando sea posible e invertir en la capacitación de empleados puede mejorar la productividad y minimizar los gastos laborales, también se debe revisar el modelo de reposición y cómo se calcula el tamaño óptimo de pedido (EOQ) pues a mayores unidades, mayores tiempos de recepción.
Costo de los Equipos: Incluye todos los equipos destinados al movimiento del inventario y su ubicación, desde apiladores manuales, gatos hidráulicos, pasando por montacargas, apiladores eléctricos y elevadores, hasta anaqueles e infraestructura de conveyors. También puede incluir equipos accesorios para la administración del inventario como computadores, handhelds, etc. Finalmente hay que considerar el mantenimiento también de estos equipos.
Costos de Servicios Públicos: Mantener condiciones ambientales óptimas para ciertos tipos de inventario (por ejemplo, almacenamiento con control de temperatura para productos perecederos) puede consumir mucha energía y por supuesto es un costo adicional.
Impuestos: Dependiendo de la jurisdicción, el inventario puede estar sujeto a impuestos sobre la propiedad u otras formas de tributación. Comprender las regulaciones fiscales aplicables y optimizar los niveles de inventario puede ayudar a minimizar las obligaciones fiscales.
Depreciación y Obsolescencia: El inventario puede perder valor con el tiempo debido a factores como obsolescencia, cambios de moda, avances tecnológicos o deterioro físico. Pronósticos de demanda precisos y una rotación efectiva del inventario (FIFO o LIFO) pueden mitigar estos riesgos.
Rebajas de Precios: Este es uno de los efectos que en varias ocasiones ni siquiera se mide o se tiene en el radar de los responsables de la cadena de suministro pues usualmente recae en las áreas de ventas. Para liquidar inventario excedente, las empresas a menudo recurren a descuentos, lo que al final del día termina erosionando los márgenes de ganancia.
Daño, Robo, Pérdida: Pérdida directa de valor del inventario debido a productos que resultan dañados, perdidos o robados. Cuando existen niveles excesivos de inventario, es común que se obstaculicen pasillos, se comprometa la capacidad de almacenamiento y se impongan condiciones de manejo apresuradas o inadecuadas. En este entorno de desorganización y caos, los artículos pueden terminar mal ubicados, apilados de forma inestable o en áreas de difícil acceso. Este desorden no solo reduce la eficiencia operativa, sino que también incrementa significativamente la probabilidad de que ocurran daños accidentales, robos internos o externos, o venta perdida por no poder localizar los productos.
Otras Estrategias para Mitigar los Costos Ocultos del Inventario
Reducir los costos ocultos del inventario no es solo una meta deseable, sino una necesidad para mantener una operación rentable y un flujo de caja saludable. A continuación, algunas sugerencias para abordar esos costos:
- Implementar un Sistema de Gestión de Inventario en Tiempo Real: Se debe obtener visibilidad total del inventario, niveles, ubicaciones y movimientos en toda la cadena de suministro. Conocer exactamente qué se tiene, dónde está y cuándo se posee es la base para la toma de decisiones informada y evita sorpresas que pueden ser costosas.
- Perfeccionar la Previsión de la Demanda: Se debe dejar de adivinar. Se deberán utilizar datos históricos, tendencias del mercado y análisis predictivos para pronosticar con mayor precisión la demanda futura. Esto permite mantener niveles de inventario óptimos, evitando tanto el exceso (que encarece costos) como la escasez (que puede generar venta perdida).
- Optimizar las Operaciones del Almacén: Se deberá revisar y rediseñar la distribución del espacio, las estrategias de almacenamiento y los procesos de picking y packing. Un almacén eficiente reduce el tiempo de manejo, minimiza errores y libera espacio valioso, lo que impacta directamente en los costos de personal.
- Tomar Decisiones de Compra Estratégicas: Se deberá aprovechar el poder de negociación con proveedores, optimizar los volúmenes de pedido (considerando el EOQ y costos asociados) e implementar una gestión de inventario Justo a Tiempo (JIT) donde sea viable o inventarios en consignación.
- Realizar Auditorías de Inventario de Forma Continua: No se deberá esperar al cierre de año. Se deben realizar conteos cíclicos regulares y auditorías frecuentes para identificar diferencias, detectar robos o daños tempranamente y garantizar la precisión de los datos. La información errónea es enemiga del control de costos.
- Aprovechar la Tecnología al Máximo: Se deberá incorporar herramientas como escaneo de códigos de barras, tecnología RFID, agentes de IA y IA generativa para consultas rápidas, modelos de reposición con IA y automatización. Estas soluciones aceleran los procesos, reducen errores humanos y mejoran la trazabilidad, lo que se traduce en una gestión más eficiente y menos costosa.
- Crear un sistema para agrupar y clasificar SKUs: Además del conocido ABC Costo-Consumo, es clave crear políticas para reconocer cuáles SKUs son de tipo activo, inactivo, obsoletos, técnicos obsoletos, etc. Sin esta guía es complicado poderles dar un destino y las iniciativas de desalojo usualmente se quedan en esa discusión: ¿qué es un obsoleto? ¿Qué es un obsoleto técnico? Otra consideración importante es clasificar los SKUs por su patrón de demanda, pues es allí donde reside cómo se repone el inventario. Es normal que a todos los SKUs por igual, o a su mayoría, se les trate con el mismo modelo de reposición, lo cual empieza a generar sobreinventarios en aquellos que son de demanda esporádica o intermitente.
Atacar los costos ocultos del inventario requiere una combinación de visibilidad, tecnología, datos precisos y procesos eficientes. Implementar estas estrategias permitirá liberar capital, mejorar el flujo de caja y fortalecer la salud financiera del negocio.